Подтверждение бронирования отеля: образец документа

Для получения визы требуется собрать пакет документов для консульских служб, гарантирующие возвращение на родину, наличие места проживания за границей и достаточное количество денег на пребывание в стране. Здесь мы рассмотрим подтверждение брони отеля для визы – документ, свидетельствующий о наличии места проживания в стране конечного следования.

В каком случае можно оформить бронь в отеле

Забронировать номер в отеле для получения визы нужно тогда, когда вы путешествуете самостоятельно, не прибегая к услугам туристических агентств, а в стране визита у вас нет родственников, которые бы могли прислать вам приглашение.

Консульства выдвигают разные требования к предоставлению и оформлению документов. Можно предоставить электронный купон о резервировании номера с сайта бронирования типа Booking.com. Иногда запрашивается официальный факс из отеля. Консульская служба может запросить подтверждение оплаты забронированного номера. В этом случае придется внести предоплату.

Можно ли забронировать отель только для визы

Если рассматривать образец брони с сайта Booking.com, то там содержится необходимая информация о самом отеле, сроках пребывания в нем, гостях, стоимости проживания, условиях оплаты и отмены брони. Этого будет достаточно для получения визы.

Подтверждение бронирования отеля: образец документаКак выглядит документ, подтверждающий бронь в отеле

Рассмотрим, как выглядит подтверждение брони отеля для визы, на примере официального ответа из гостиницы. Официальный документ оформляется на бланке гостиницы, где указаны её контактные данные (адрес, телефоны, email).

Документ должен содержать:

  • подтверждение самого бронирования;
  • номер брони;
  • даты проживания;
  • информацию о лице, сделавшем заказ;
  • контактные данные отеля (наименование, адрес, телефон, электронная почта), а также часы работы приемной, время заселения и выселения;
  • информацию о выбранном номере с указанием таких сведений, как:
    • категория;
    • цена за ночь и общая стоимость;
    • количество гостей. Важно, чтобы были указаны поименно все проживающие в номере;
    • тип бронирования (гарантированное/негарантированное);
    • условия отмены бронирования;
    • способ оплаты;
  • условия проживания в отеле;
  • общую стоимость с учетом дополнительных услуг, комиссий.

Запросить официальную бронь можно, обратившись напрямую в отдел бронирования после того, как номер был забронирован на сайте-посреднике или непосредственно на сайте отеля.

Подтверждение бронирования отеля: образец документа

Письмо-подтверждение. Образец написания 2021 года

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-подтверждения .docСкачать образец письма-подтверждения .doc

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  • своем согласии на заключение договора;
  • рассмотрении какого-либо вопроса;
  • принятии решения;
  • получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

  • информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
  • сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
  • номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

  • если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
  • если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
  • когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.
  • В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.
  • При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.
  • В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.
  • Подтверждение бронирования отеля: образец документа

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

  1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
  2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
  3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Скачать документбесплатно

Как сделать бронирование отеля для визы в 2020 году

Для въезда во многие страны мира гражданам постсоветских государств потребуется виза. В пакет документов, необходимых для ее оформления, входит подтверждение места проживания за рубежом.

Если у вас нет друзей или родственников, которые предоставят кров на время пребывания за границей, необходимо заблаговременно позаботиться о резервировании мест в гостинице.

Существуют различные способы оформить бронь отеля для визы.

Подтверждение бронирования отеля: образец документа

Резервирование отеля для визы

Подтверждение бронирования отеля для визы – это свидетельство, которое нужно приложить к пакету документов на визу. Но во многих случаях резервирование номера можно оформить формально, только для оформления визы.

Требования к подтверждению брони отличаются в зависимости от правил, которые приняты в той или иной стране. Например, для получения визы в большинство государств Шенгена необходимо не только забронировать номер, но и оплатить его. Если вы отмените бронь до выезда за рубеж, вашу визу могут отозвать.

  • Зато некоторые государства Средиземноморья (Греция, Италия, Испания), которые заинтересованы в притоке туристов, принимают документы о бронировании без оплаты.
  • Есть консульские отделы, которые разрешают подавать подтверждение бронирования от сервисных интернет-сайтов, но некоторые требуют факс непосредственно из отеля.
  • Уточнять все актуальные на 2021 год требования можно на официальных сайтах консульств и аккредитованных визовых центров.
Читайте также:  Виза в Монголию для россиян в 2021 году и как её получить

Пройдите социологический опрос!

[yop_poll id=”6″]

Как забронировать номер

Начинающие путешественники часто интересуются, как сделать бронь гостиницы для визы.

Прежде всего вам следует зайти на официальный сайт консульства той страны, в которую вы собираетесь ехать. Важно точно узнать, какой вид подтверждения бронирования от вас требуют, и в зависимости от этого планировать свои дальнейшие действия.

Если консульство принимает документы о бронировании от сервисных фирм-посредников, то ситуация существенно упрощается. В русскоязычном сегменте работает много популярных компаний, которые помогут вам зарезервировать место проживания в любой стране мира и выдадут ваучер, который это подтвердит. Вы можете выбрать гостиницу любой ценовой категории и уровня удобств.

Если консульство требует оригинальный ваучер отеля, то поиском места проживания и бронированием номера придется заниматься самостоятельно.

Найти отель можно в онлайн-режиме. На официальных сайтах гостиниц есть разделы интернет-бронирования.

Ознакомьтесь с условиями, на которых можно самостоятельно заказать отель:

  • особенности разных тарифов;
  • необходима ли предоплата;
  • какие платежные системы можно использовать;
  • возможна ли бесплатная отмена брони;
  • предоставляются ли питание и дополнительные услуги.

Виды и порядок бронирования гостиниц. Заключение договора гостиничных услуг — RSS — Официальный сайт Роспотребнадзора

Виды и порядок бронирования гостиниц. Заключение договора гостиничных услуг

Исполнитель вправе применять:

— гарантированное бронирование — вид бронирования, при котором гостиница ожидает потребителя до расчетного часа дня, следующего за днем запланированного заезда.

В случае несвоевременного отказа от бронирования, опоздания или незаезда потребителя с него или с заказчика взимается плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки.

При опоздании более чем на сутки гарантированное бронирование аннулируется;

негарантированное бронирование- вид бронирования, при котором гостиница ожидает потребителя до определенного часа, установленного исполнителем, в день заезда, после чего бронирование аннулируется.

Перед заключением договора может быть осуществлено бронирование номера в гостинице, в том числе путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей установить, что заявка исходит от потребителя или заказчика.

Потребитель (заказчик) вправе аннулировать заявку. Порядок и форма отказа от бронирования устанавливаются исполнителем.

  • Исполнитель вправе отказать в бронировании, если на указанную в заявке дату отсутствуют свободные номера.
  • Заключение договора гостиничных услуг, заезд в гостиницу и выезд из гостиницы потребителя.
  • Договор заключается между заказчиком (потребителем) и исполнителем путем составления документа, подписанного двумя сторонами, который должен содержать:
  • а) наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество (если имеется), сведения о государственной регистрации;
  • б) сведения о заказчике (потребителе) (наименование и сведения о государственной регистрации юридического лица или фамилию, имя, отчество (при наличии) физического лица и сведения о документе, удостоверяющем его личность, оформленном в установленном порядке);
  • в) сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
  • г) цену номера (места в номере);
  • д) период проживания в гостинице;
  • е) иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).

Заезд в гостиницу и выезд из гостиницы потребителя осуществляются с учетом расчетного часа, который устанавливается в 12 часов текущих суток по местному времени. Исполнитель с учетом местных особенностей и специфики деятельности вправе изменить установленный расчетный час.

Разница между временем выезда потребителя из номера и заезда потребителя в номер не может составлять более 2 часов.

Исполнитель вправе установить предельный срок проживания в гостинице, одинаковый для всех потребителей.

Компания забронировала сотруднику в командировке отель через турфирму: как принять расходы к учету?

НК РФ не содержит четкий перечень документов, подтверждающих тот или иной вид затрат, в том числе командировочных. Разбираемся подробнее на конкретном примере с экспертом службы Правового консалтинга ГАРАНТ Ольгой Волковой.

Исходная ситуация

Организация забронировала для командированного сотрудника отель через турфирму, которая предоставила в качестве документов по проживанию:

  • подтверждение о бронировании (где обозначено название отеля, указание типа номера и вида обслуживания, но отдельно стоимость проживания не выделена);
  • счет, акт выполненных работ со стоимостью проживания в отеле.

Командировка состоялась и носила производственный характер.

У турфирмы были запрошены документы от конечного исполнителя, подтверждающий проживание (счет гостиницы, другой платежный документ с выделенной стоимостью услуг за проживание, питание в отеле и др.). Посредник отказывает в их предоставлении, считая, что достаточно выставленных им накладной, акта на оказание услуг и документа о подтверждении бронирования.

Вправе ли организация признать расходы по налогу на прибыль, не признавать при налогообложении НДФЛ и обложении страховыми взносами стоимость найма жилого помещения на основании представленных посредником документов?

Как действовать?

  • Если бронирование гостиницы осуществляет третье лицо (посредник), то только это обстоятельство не исключает произведенные расходы из признаваемых в целях налогообложения прибыли и не обязывает включать их в облагаемый НДФЛ доход и базу для исчисления страховых взносов по командированному сотруднику.
  • Для корректного учета в целях налогообложения и исчисления страховых взносов документальным подтверждением бронирования и проживания в отеле сотрудника является пакет документов, включая счет посредника и платежные поручения на оплату оказанных им услуг.
  • В то же время сведения о фактическом проживании потребителя и стоимости временного проживания и иных сопутствующих услуг, предоставленные гостиницей, снизят риск налогового спора.

Что делать, если к вам пришли с налоговой проверкой, и как защититься? Рассказывает эксперт в онлайн-курсе «Клерка»: смотрите прямо сейчас.

Обоснование ответа

Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Организация может признать в качестве командировочных расходов, в частности, плату за наем жилого помещения (оплату проживания в гостинице или в другом жилом помещении), но при условии соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

А именно, такие расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода.

Организация должна подтверждать командировочные расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Подтверждение проживания от отеля для получения визы

Skip to content

Как получить подтверждение проживания из гостиницы, для получения шенгенской визы

В этой заметке максимально подробно описан процесс получения от отелей документов подтверждающих проживание, которые необходимы для представления в консульство, при обращении за шенгенской визой.

Иногда еще их называют словом «ваучер» (хотя это не совсем верно, ваучер — это расписка, поручительство). А документ для консульства называется «подтверждение размещения» (confirmation of accommodation). Но можно его и ваучером назвать…

  • Если речь идет о получении мультивизы, то документы должны подтверждать проживание на каждый день пребывания в первой поездке по этой визе.
  • Подтверждением проживания может являться также и приглашение (от друзей, родственников или организации), и некоторые другие документы, но здесь детально рассмотрен именно процесс работы с персоналом отелей (и других объектов), при получении от них документов подтверждающих проживание.
  • Также сразу отмечу, что такого понятия, как «приглашение от гостиницы (отеля)» — не существует.

Гостиница не может сделать вам приглашение (его могут сделать ваши друзья или родственники). Но отель может подтвердить, что ваше проживание в нем обеспечено (оплачено). 

Вот этот документ полученный от отеля (или нескольких, в зависимости от плана поездки), и будет являться для консульства документом, подтверждающим ваше проживание в процессе поездки.

Общие моменты при запросе документов подтверждающих проживание

Получение документов подтверждающих проживание — это самый хлопотный (но и самый интересный) момент во всем процессе подготовки документов на получение визы.

В процессе придется пообщаться по эл.почте, по скайпу, а иногда и по телефону (из Прибалтики могут и позвонить, мне как-то звонили) с персоналом отелей, в которых планируется проживание в процессе поездки.

Иногда персоналу придется и объяснять, что вы от них хотите, или предоставить отелю какие-то дополнительные данные, необходимые для составления требуемого документа.

В качестве общего замечания скажу, что не нужно стесняться, бояться или волноваться. Персонал отелей всегда готов пойти вам навстречу, и будет стараться помочь всеми силами. Ведь клиент (почти) всегда прав.

Возникнут ли проблемы и вопросы при получении этих документов, во многом будет зависеть от отеля, который вы выбрали для проживания во время поездки. 

Читайте также:  Может ли иностранец открыть ИП в России в 2021 году: пошаговая инструкция

  в вопросах касающихся получения документов подтверждающих проживание — всегда индивидуальна.

Нет двух одинаковых отелей в этом вопросе.  Как повезет, как попадете. Если что-то пошло не так — просто отменяете бронирование в этом отеле, и ищите себе другой, который вас поймет, или условия которого, вас устроят больше.

В больших или сетевых отелях, как правило, проблем с выдачей документов подтверждающих проживание нет. Скорее всего, их персонал уже сталкивался с такой проблемой (т.е. вы не первый, кому нужно подтверждение проживания для получения визы).

  1. А если персонал и не сталкивался с этим вопросом, то зачастую, этот момент прописан у них в должностных инструкциях, и сотрудник всегда может заглянуть в них, чтобы выяснить: что ему нужно для выдачи такого документа вам. 
  2. С другой стороны, с большими отелями сложнее договариваться об условиях оплаты (предоставления гарантий оплаты), потому что, как это прописано у них в инструкциях, так и будет, (персонал не может нарушить инструкцию, у него нет свободы маневра).
  3. В средних же и маленьких отелях, просьба предоставить документы подтверждающие проживание в этом отеле для представления их в консульство, скорее всего, вызовет переполох у персонала, и массу дополнительных вопросов.

Очень может быть так, что персонал маленького отеля (а это, зачастую, сам владелец отеля и члены его семьи), просто ни разу не сталкивался с такой просьбой, и понятия не имеет, о чем идет речь. В таком случае, им придется объяснять подробно, что вам конкретно от них нужно.

Зато с маленькими отелями — милое дело договариваться об условиях оплаты, или ее гарантиях. Они легче идут навстречу (например пишут, что «оплата гарантирована»), ничего не требуя от вас, и не ставя вам никаких дополнительных условий. Это ценно.

Как и когда запрашивать у отеля документ подтверждающий проживание

Забронировать отели для отпуска вы можете хоть за полгода до поездки, или даже ранее (например, я бронирую отели для отпуска в августе, в ноябре предыдущего года).

Запрашивать же документы, подтверждающие проживание, необходимо перед подачей заявки на получение визы. Сам процесс получения подтверждения занимает от одних суток до одной недели (это самый худший случай). 

Но обычно, это занимает один-два дня. Зависит это от расторопности персонала отеля. Документы запрашиваются (и получаются) по электронной почте. 

По мере приближения отпуска (когда вы точно убедитесь, что ваши планы не изменились, и в отпуск вы поедете как и планировали), перед подачей документов на получение визы, связываетесь с отелем, и пишете им на английском языке запрос на то, чтобы они вам выслали подтверждение вашего проживания и оплаты (гарантий оплаты) номера в отеле, на фирменном бланке гостиницы.

Адрес электронной почты отеля будет указан в подтверждении бронирования номера, присланном электронной системой бронирования. Или, с отелем можно связаться прямо через сайт системы бронирования. Оба варианта равнозначны.

На фирменном бланке, это чтобы там были указаны «координаты» отеля, в смысле — адрес, телефон и другая контактная информация. Если фирменного бланка в отеле нет (это, обычно, беда маленьких отелей) то пусть впечатают всю эту информацию отдельно.

В запросе также указывается, что это подтверждение нужно для представления в консульство, для получения шенгенской визы. (Примерный образец запроса см. ниже).

Так же сразу попросите, чтобы текст подтверждения был написан на английском (желательно) языке, и чтобы в нем были указаны фамилии и имена всех гостей, даты бронирования и сумма предоплаты, или чтобы было отмечено, что оплата проживания гарантированна. 

В случае, если отель был сразу оплачен при его бронировании, то ситуация еще проще. Вам просто нужно попросить администрацию отеля прислать документ, который подтверждает факт оплаты вами проживания в данном отеле (примерный текст запроса, также приведен ниже).

  • При получении запроса на представление отелем документов подтверждающих проживание, реакция отелей будет каждый раз разной (зависит от страны и размера отеля).
  • Персонал отелей, где имеют понятие о чем идет речь, в ответ на такой запрос, тут же (буквально в течение часа) уточнит у вас, действительно ли вы согласны выполнить предоплату (если она не была выполнена ранее), и предоставит вам реквизиты для выполнения платежа.
  • Или спросит разрешение списать деньги в счет оплаты с вашей карты (номер карты у них есть, вы его указываете при совершении бронирования).
  • При необходимости (зависит от страны и внутренних инструкций отеля) персонал запросит дополнительную информацию необходимую для составления запрошенного документа.

С большими отелями проблем, как правило, нет. После выполнения оплаты, документы подтверждающие проживание будут у вас на руках через 1-2 часа (к концу дня — максимум) и вам остается только их распечатать.

А вот в маленьких отелях, гостевых домах, апартаментах, владельцы зачастую и слыхом не слыхивали от каких-то требованиях (это мое личное мнение, сделанное мной на основе общения с персоналом таких отелей на эту тему).

Поэтому, просьба предоставить документы может вызвать у них массу вопросов. В таком случае, от вас потребуется объяснить им, чего (и в каком виде) вы от них хотите.

Это порой сложно, но вполне возможно. В конце концов, они заинтересованы в вашем приезде, поэтому, стараются и идут навстречу.

В ответ на мой запрос о подтверждении проживания, хозяйка одного маленького отельчика под Вроцлавом, в Польше, просто написала в ответ:

«Dzień Dobry! Potwierdzam rezerwację. Z poważaniem, Ariel» 

(«Добрый день! Подтверждаю бронирование. С уважением, Ариель»)

Ну, вот такое у нее было понятие о том, как выглядит подтверждение проживания. Пришлось ей очень долго объяснять, что мне от нее конкретно нужно, причем, объяснять, буквально на пальцах (поскольку английским она не владела, а в польском я слаб).

Закончилось тем, что я плюнул, и сам сделал за нее требуемое подтверждение на бланке ее же отеля, (который я тоже сам сделал специально для этого случая, в подарок отелю), и переслал его туда.

Там хозяйка распечатала его, поставила печать отеля и свою подпись, отсканировала и переслала обратно мне. После этого, я зарекся останавливаться в маленьких отелях, в случае, если мне от них нужно подтверждение проживания.

Если не нужно от маленьких отелей никаких документов — то останавливайтесь в них смело, сам так делаю. Это и дешевле (как правило) и приятнее получается. 

А вот с большими отелями, такого ни разу не случалось. Они запрашивают требуемую им для составления документа информацию, просят выполнить платеж, и высылают документ на следующий (или в тот же) день после прохождения платежа. 

Но, повторюсь, этот момент строго индивидуален от страны к стране и от отеля к отелю. Какой-то единой системы здесь нет, и каждый случай уникален — как попадете.

Исходя из вышесказанного, желательно, запрос подтверждения проживания в отеле (или отелях) не откладывать на последний день, а делать за неделю-другую перед планируемой отправкой документов в консульство. 

Как отличить большой отель, от маленького

  1. Есть два критерия: общее число номеров в отеле (его можно зачастую посмотреть на сайте системы бронирования), и режим работы стойки регистрации (reception).

  2. Если регистрация в отеле работает круглосуточно, и количество номеров в отеле 50-60 и более, то проблем с получением подтверждения бронирования можно не ожидать — это большой отель, и его персонал готов к таким ситуациям.

  3. Если количество номеров в отеле от 20-30 до 50-60 — это средний отель, особых проблем с получением документов от него тоже быть не должно (но это уже «вроде как не должно»).

  4. А вот если в выбранном вами отеле всего 5-15 номеров, и стойка регистрации в нем работает только днем, то там можно ожидать всего (проблем с получением подтверждения проживания, имею в виду).

То же относится и к апартаментам (квартирам) и гостевым домам. Их владельцы, как правило, понятия не имеют о чем идет речь, когда у них просят документы подтверждающие проживание. 

Читайте также:  Как получить внж в австралии в 2022 году: какие документы потребуются

Им придется объяснять подробно, что вы от них хотите получить. Иногда бывает проще сделать все самому (как описано в примере выше) и просто прислать им документ на утверждение.

На каком языке делать запрос о предоставлении документов подтверждающих проживание

  • Запрос в отель на получение документов подтверждающих проживание, должен быть выполнен либо на английском языке, либо на языке страны, в которой расположен отель.
  • В общем случае, если вам требуются документы от отеля, лучше сразу (еще на этапе планирования поездки) выбирать отель, персонал которого владеет английским языком.
  • На каких языках говорит персонал отеля можно уточнить на сайте системы бронирования (порядочные системы такую информацию предоставляют в числе прочей).
  • Поскольку я более-менее внятно болтаю на английском, я всегда выбираю для размещения отели, в которых персонал тоже владеет английским языком (там и жить проще, хоть есть у кого спросить, в случае чего).
  • В принципе, если отель достаточно большой, или сетевой, то там, как правило, персонал английским владеет на каком-то приемлемом уровне (даже в таких «колхозах» как Румыния или Албания).

В маленьких же отелях (в любой стране), вы вполне можете столкнуться с ситуацией, когда персонал гостиницы говорит только на языке своей страны.

(Так, кстати, и было с хозяйкой отеля в Польше, за которую я сам сделал подтверждение проживания).

Поэтому, обращайте внимание при выборе отеля на то, на каких языках разговаривает персонал заведения. По возможности, выбирайте отели, где английский в ходу (если, конечно, вы владеете французским, немецким, или другим языком — соответственно, те отели, где этот язык в ходу). Так вам будет удобнее, однозначно.

Сколько нужно подтверждений проживания

Нужно ли делать подтверждение проживания на каждого участника поездки, или достаточно одного документа?

От отеля достаточно получить одно подтверждение проживания. Главное, чтобы в нем были перечислены все участники предстоящей поездки (включая даже самых маленьких детей).

Для каждого участника поездки, кроме его фамилии и имени, в подтверждении должны быть указаны (как минимум) номер его загранпаспорта, и гражданство — т.е. данные, позволяющие консульству однозначно идентифицировать данного человека.

Также, в подтверждении должны быть указаны даты планируемого проживания, сведения об оплате (или гарантии оплаты), и должны быть печать отеля и подпись менеджера. Чек об оплате необязателен. Будет он приложен — хорошо. Нет — нет проблем, пойдет и так.

Запрос в отель для получения документов подтверждающих проживание в нем

В данном разделе приводится примерный образец запроса в отель, на получение документов подтверждающих проживание в нем. Напомню, что запрос должен быть сделан на английском языке, или на национальном языке страны, в которой находится отель.

В отели Прибалтики, можно попробовать написать и на русском языке. Отвечают они, правда, на английском, (русской-то клавиатуры у них нет), но отвечают.

Содержание запроса документов подтверждающих проживание

Текст запроса документов подтверждающих проживание, отправляемый вами в отель, должен быть примерно таким, как указано ниже (на английском — еще чуть ниже).

Если отель забронирован, но не оплачен:

Я забронировал номер в вашем отеле через систему бронирования «Букинг.ком», номер бронирования 123456, даты проживания с … по … .

Прошу вас выслать мне подтверждение проживания (confirmation of accomodation) в вашем отеле, которое необходимо мне для получения шенгенской визы.

В подтверждении прошу указать фамилии и номера паспортов гостей [здесь нужно дать список ФИО участников поездки с номерами загранпаспортов], даты проживания, а также данные об оплате номера (гарантиях оплаты). 

При необходимости, готов выполнить предоплату, или предоставить вам гарантии оплаты. Документ прошу оформить на бланке вашего отеля. 

С уважением, Имярек.»

Если номер в отеле был оплачен сразу (при бронировании), то всё еще проще. Вам надо просто запросить у администрации документы, подтверждающие факт оплаты отеля на такие-то даты, и для таких-то (ФИО) проживающих.

Примерный текст запроса будет следующим: 

Я забронировал и оплатил номер в вашем отеле через систему бронирования «Букинг.ком», номер бронирования 123456, даты проживания с … по … .

  1. Прошу вас выслать мне документ, подтверждающий факт оплаты номера в вашем отеле (confirmation of accomodation), который необходим мне для получения шенгенской визы.
  2. В подтверждении прошу указать фамилии и номера паспортов гостей [здесь нужно дать список ФИО участников поездки с номерами загранпаспортов], даты проживания, а также данные об оплате отеля. 
  3. Документ прошу оформить на бланке вашего отеля, и приложить чек об оплате (по возможности). 
  4. С уважением, Имярек.»

Данный запрос вы отправляете в адрес электронной почты отеля, и ждете реакции его сотрудников. Ответят они вам обязательно, а вот что ответят, предугадать невозможно заранее.

Примерный текст запроса на английском языке приведен ниже.

Текст запроса документов подтверждающих проживание в отеле, на английском языке

  • Если вы не владеете английским языком, то выучите его просто скопируйте текст запроса на получение подтверждения проживания размещенный ниже, и отправьте его в адрес отелей по маршруту вашего следования, предварительно подправив данные на свои:
  • ЕСЛИ ОТЕЛЬ НЕ БЫЛ ОПЛАЧЕН ПРИ БРОНИРОВАНИИ
  • Здесь немного посложнее ситуация: нам надо бы (желательно) уговорить отель на то, чтобы не платить сразу (вдруг визу не выдадут), а «продавить» его на принятие решения о «заморозке» средств на нашем счете, без их реального списания.

В таком случае, отель напишет в подтверждении «Payment guaranteed» («оплата гарантирована»), что вполне устроит и нас, и консульство. А расчет будет уже на месте, по прибытию.

Отели идут на это иногда (они почему-то зачастую очень любят получать оплату наличными), но не всегда и не все. Тем не менее, попробовать можно.

Чтобы понять, о чем идет речь ниже, сначала просто прочитайте текст используя гуглопереводчик (просто кликните по ссылке, перевод текста приведенного ниже сразу откроется в новом окне), там же вы можете его сразу исправить «под себя» и оттуда же скопировать и вставить в свое письмо. 

Образцы писем отелей Гостям

  • {назв.отеля} {адресотеля1}, {городотеля} — {индекс},{регионотеля},{странаотеля}
  • {emailотеля}
  • Уважаемый(ая) {имягостя},

Тел.: {телотеля}

Благодарим, что выбрали наш отель {назв.отеля} . Мы рады сообщить, что Ваше бронирование ПОДТВЕРЖДЕНО.

Детали Бронирования Дата Бронирования : {дата брони}
Дата Заезда : {дата заезда}
Дата Выезда : {дата выезда}
Ночей : {кол-воночей}
Заезд не ранее : {времязаезда}
Специальный запрос : {спецзапрос}
  1. Информация о госте {имягостя}{адресгостя}{городгостя}{регионгостя}{странагостя}
  2. Email: {emailгостя}
  3. Информация о номере(ах)
Тип номера Гость(и) Кол-во номеров Спец. предложения Акции и скидки
{типномера}

Услуги

 Описание Цена
{услугивкл} {услугитариф}

 Дополнительные услуги со скидкой

 Описание Цена
{допуслуги} {допуслугитариф}

Детали трансфера

 Трансфер в отель  Номер ТС Дата          Время
{транспорт} {№транспорт} {датавстречи} {время встречи}
Трансфер из отеля Номер ТС Дата выезда            Время
{транспорт} {№транспорт} {датапроводов} {время проводов}

 Информация по счету

Детализация  Тарифы
За проживание {ценазапроживание}
НДС {НДС}
Услуги {стоимостьуслуг}
Дополнительные услуги {стоимостьдопуслуг}
Итого {суммаитого}
Оплачено {суммаоплачено}
К оплате при заселении {суммакоплате}
  • СУММА БРОНИ
  • {валюта}{суммаитого} ({код валюты})
  • Ответственный за бронирование и оплату {имягостя}
  • {emailгостя}

{странагостя}

Условия и Правила
Правила отмены бронирования {политика отмены}
Правила отеля {правилаотеля}Время заезда: {времязаезда} Время выезда: {времявыезда}

Это письмо отправлено системой автоматически. Пожалуйста, не отвечайте на него.

  1. **** ПО ЛЮБЫМ ДРУГИМ ВОПРОСАМ **** Свяжитесь с нами по электронной почте {emailотеля} Телефон: {телотеля}
  2. {адресотеля1},{городотеля}-{индекс},{регионотеля},{странаотеля}
  3. 2. Подтверждение Отмены брони
  4. Категоря    Гостю до Заезда
  5. Тема  Отмена Бронирования {№брони}  в отеле {назв.отеля}
  6. Тело письма
Отмена бронирования №: {№брони} {назв.отеля} {адресотеля1}, {городотеля} — {индекс},{регионотеля},{странаотеля}{emailотеля} Тел.: {телотеля}

Уважаемый(ая) {имягостя},

Благодарим, что обратились в отель {назв.отеля} .

Мы подтверждаем, что Ваше бронирование №: {№брони}  в отеле {назв.отеля}  было отменено по Вашему запросу.

Детали Бронирования

Бронирование № : {№брони}
Отмена № : {№отмены}
Сумма оплаты : {валюта}{суммаитого} {currency1}
Имя гостя : {имягостя}
Заезд : {дата заезда}
Выезд : {дата выезда}
Тип номера : {типномера}
Статус : Отменено

Отель может применить штраф за отмену бронирования в соответствии с Правилами отмены бронирований. Данные Правила были отправлены Вам ранее в письме о Подтверждении бронирования.

Правила отмены бронирования

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector